Termini di Servizio

1. Chi siamo e a chi si rivolge il Servizio

1.1 Il fornitore

Il servizio Contifex (il «Servizio») è fornito da Artifex Technologies S.r.l.s., società a responsabilità limitata semplificata con unico socio, con sede legale in Via della Valle 13, 81100 Caserta (CE), iscritta al Registro delle Imprese di Caserta, codice fiscale e partita IVA 04954390615, REA CE-368872, PEC artifextechnologiessrls@pec.it, email support@contifex.com («Artifex»).

1.2 Solo imprese e professionisti

Il Servizio è riservato a imprese, professionisti ed enti titolari di partita IVA che lo usano per la propria attività professionale (il «Cliente»). Non è offerto ai consumatori. Chi accetta questi Termini dichiara che il Cliente agisce per scopi professionali; di conseguenza non si applicano le norme del Codice del consumo riservate ai consumatori.

1.3 I documenti del contratto

Il contratto fra Artifex e il Cliente è formato da:

1. questi Termini di Servizio;
2. l’Accordo sul trattamento dei dati personali (nomina di Artifex a responsabile del trattamento), che ne è parte;
3. il Preventivo accettato dal Cliente, quando sottoscrive l’abbonamento.

Se due documenti dicono cose diverse, prevale il Preventivo sulle condizioni economiche e sulle funzioni comprese, l’Accordo sul trattamento dei dati sulla protezione dei dati personali, e per il resto questi Termini. Il Preventivo non modifica le clausole elencate all’art. 22, se non con una nuova approvazione specifica. L’Informativa privacy non fa parte del contratto: spiega come Artifex tratta i dati di cui è titolare.

1.4 Parole usate in questi Termini

• Utenti: le persone a cui il Cliente dà accesso al Servizio, cioè il titolare dell’account, i membri del team e il commercialista invitato.
• Titolare dell’account: l’Utente che ha completato l’onboarding per il Cliente, o quello che il Cliente indica ad Artifex al suo posto.
• Dati del Cliente: i dati che il Cliente carica o collega al Servizio, o che il Servizio ricava da essi: conti e movimenti bancari, fatture, controparti, categorie, scadenze, documenti, domande all’assistente.
• Abilitazione: il momento in cui Artifex, verificati i dati inviati con l’onboarding, attiva l’azienda del Cliente.
• Periodo di prova: i 30 giorni gratuiti che partono dall’Abilitazione.
• Abbonamento e Anno contrattuale: il servizio a pagamento regolato dal Preventivo, e ciascun anno della sua durata.

2. Come si conclude il contratto

2.1 Accesso su invito

Il Servizio non prevede la registrazione libera. Artifex invia un invito all’indirizzo email indicato dal Cliente; il link dell’invito vale 24 ore e può essere rinnovato.

2.2 L’onboarding

Chi riceve l’invito sceglie la password, inserisce i dati dell’azienda (ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, sede, PEC, e se vuole il codice ATECO) e quelli del referente (nome e telefono). Poi:

1. accetta questi Termini e l’Accordo sul trattamento dei dati personali;
2. approva specificamente le clausole elencate all’art. 22, inserendo il codice che Artifex invia al suo indirizzo email;
3. invia i dati ad Artifex.

Fino all’invio si possono correggere i dati tornando ai passi precedenti. Il contratto è redatto in italiano; Artifex non aderisce a codici di condotta.

2.3 Chi accetta per il Cliente

La persona che accetta i Termini e approva le clausole dichiara di essere il legale rappresentante del Cliente o di avere i poteri per impegnarlo.

2.4 Verifica e Abilitazione

L’invio dei dati è la proposta del Cliente. Artifex la verifica e può abilitare l’azienda, oppure rimandarla al Cliente con una nota perché corregga i dati. Artifex è libera di non abilitare un’azienda. Il contratto si conclude con l’Abilitazione, che Artifex comunica via email; da quel momento decorre il Periodo di prova.

2.5 Copia dei documenti e prova dell’accettazione

Questi Termini, l’Accordo sul trattamento dei dati e l’Informativa privacy sono pubblicati su contifex.com con la loro data e si possono stampare o salvare in PDF. Quando il Cliente invia i dati, Artifex gli manda via email le versioni accettate e l’elenco delle clausole approvate. Artifex conserva la prova dell’accettazione: data e ora, versione dei documenti, Utente che ha accettato, indirizzo email a cui è stato inviato il codice, indirizzo IP e browser da cui il codice è stato inserito. La prova resta anche dopo l’eliminazione dell’azienda, per il tempo indicato all’art. 15.4.

3. Il Servizio

3.1 Cosa comprende

Contifex è un software gestionale per le finanze dell’impresa. Comprende:

• il collegamento in sola lettura dei conti bancari del Cliente, tramite Yapily Connect (art. 5), e l’importazione di saldi e movimenti;
• la ricezione delle fatture elettroniche passive dal Sistema di Interscambio (art. 6);
• movimenti, categorie, scadenze, previsioni di cassa, proposte di abbinamento fra pagamenti e fatture, chiusure mensili e bilancio;
• analisi delle controparti per conto del Cliente, come la puntualità dei pagamenti e la frequenza e il valore degli acquisti, e solleciti di pagamento ai debitori del Cliente (art. 9.5);
• funzioni che usano l’intelligenza artificiale (art. 7);
• le esportazioni dei dati (art. 15.1);
• l’accesso del commercialista del Cliente, su suo invito (art. 9.3).

Il Preventivo indica le funzioni comprese nell’Abbonamento. Durante il Periodo di prova sono disponibili le funzioni che Artifex attiva per il Cliente.

3.2 Cosa non comprende

• Artifex non presta servizi di pagamento né il servizio di informazione sui conti, non esegue pagamenti o altre operazioni sui conti e non riceve le credenziali della banca.
• L’emissione delle fatture elettroniche verso il Sistema di Interscambio non è attiva (art. 6.4).
• La conservazione a norma dei documenti fiscali non è compresa (art. 6.5).
• Artifex non tiene la contabilità del Cliente, non predispone né trasmette dichiarazioni e non presta consulenza (art. 8).

3.3 Evoluzione del Servizio

Artifex può aggiornare e migliorare il Servizio. Se un aggiornamento toglie o riduce in modo sostanziale una funzione compresa nell’Abbonamento, si applica l’art. 18 sulle modifiche, salvo che la riduzione sia comunicata come condizione dell’anno successivo (art. 11.2).

3.4 Disponibilità

Artifex gestisce il Servizio con la diligenza professionale e si adopera perché sia disponibile con continuità, ma non garantisce che sia sempre disponibile o privo di errori e non si impegna su livelli di servizio misurati né su indennizzi automatici. Quando può, annuncia in anticipo le manutenzioni programmate. I servizi di banche, Yapily Connect e Sistema di Interscambio possono avere interruzioni che non dipendono da Artifex.

3.5 Assistenza

L’assistenza si chiede a support@contifex.com e si presta nei giorni lavorativi, senza tempi di risposta garantiti.

4. Periodo di prova

4.1 Durata e gratuità

Il Periodo di prova è gratuito, dura 30 giorni dall’Abilitazione e non richiede carta di pagamento. I conti bancari e la ricezione delle fatture si collegano solo dopo l’Abilitazione.

4.2 Fine della prova senza abbonamento

Se alla fine del Periodo di prova il Cliente non ha sottoscritto un Abbonamento:

1. il Servizio passa in sola lettura e Artifex revoca i collegamenti bancari; alla ricezione delle fatture si applica l’art. 6.7;
2. per 30 giorni il Cliente può consultare ed esportare i propri dati, e sottoscrivere l’Abbonamento: in quel caso il Servizio torna operativo e il Cliente può ricollegare i conti;
3. trascorsi i 30 giorni, Artifex elimina l’azienda, gli account degli Utenti e i Dati del Cliente, dopo un avviso inviato via email almeno 7 giorni prima.

4.3 Responsabilità durante la prova

Durante il Periodo di prova e nei 30 giorni di sola lettura che lo seguono vale la limitazione dell’art. 13.5.

5. Collegamento dei conti bancari

5.1 Chi presta il servizio

Il servizio di informazione sui conti è prestato da Yapily Connect UAB, con sede a Vilnius (Lituania), numero di registrazione 305602679, istituto di pagamento autorizzato dalla Banca di Lituania (codice LB002045) e operativo in Italia in libera prestazione di servizi. Artifex non presta questo servizio: riceve i dati da Yapily Connect su autorizzazione del Cliente e li usa per il Servizio.

5.2 Come si collegano i conti

Il Cliente collega i conti dalle pagine di Yapily Connect, autenticandosi presso la propria banca, e accetta le condizioni d’uso di Yapily Connect (di cui può leggere l’informativa privacy). Autorizza così la trasmissione ad Artifex dei dati dei soli conti che sceglie: saldo, movimenti e dati identificativi del conto, che comprendono anche nome e IBAN delle controparti. L’accesso è in sola lettura: nessuna operazione può essere disposta sui conti.

5.3 Durata dell’autorizzazione e storico

L’autorizzazione dura quanto indica la banca, di norma 180 giorni; per rinnovarla la banca chiede di ripetere l’autenticazione forte, e Artifex avvisa il Cliente prima della scadenza. Il collegamento ordinario importa i movimenti degli ultimi 90 giorni e li aggiorna. Solo su richiesta esplicita del Cliente, per un conto alla volta, Artifex può importare fino a 12 mesi di storico con un secondo accesso separato, che si usa una volta sola e si chiude subito dopo l’importazione. I dettagli sono nell’Informativa privacy.

5.4 Revoca da parte del Cliente

Il titolare dell’account e gli amministratori possono revocare un collegamento in qualsiasi momento dalla pagina dei conti; il Cliente può farlo anche presso la propria banca. I movimenti già importati restano nel Servizio; il Cliente può eliminarli dove il Servizio lo consente (quelli collegati a fatture li elimina Artifex, su richiesta), e in ogni caso sono eliminati alla fine del rapporto.

5.5 Revoca e sospensione dei collegamenti bancari da parte di Artifex

Artifex può revocare o sospendere in qualsiasi momento, anche senza preavviso, in tutto o in parte, i collegamenti bancari del Cliente quando:

1. è necessario per la sicurezza del Cliente, dei suoi dati o del Servizio, o c’è il sospetto di un uso non autorizzato;
2. lo chiedono Yapily Connect, la banca o un’autorità, o lo impongono la legge o il contratto fra Artifex e Yapily;
3. serve a risolvere un malfunzionamento tecnico;
4. ricorrono la fine della prova, il mancato pagamento o la cessazione del contratto (artt. 4.2, 10.6 e 15.3).

Artifex lo comunica al Cliente via email, quando possibile prima e comunque senza ritardo, indicandone il motivo. Nei casi 1, 2 e 3, venuta meno la causa, il Cliente può ricollegare i conti. Se nei casi 2 e 3 il collegamento resta impossibile per più di 30 giorni, o la causa è definitiva, il Cliente può recedere senza costi, con il rimborso previsto dall’art. 11.3. I movimenti già importati restano.

5.6 Obblighi del Cliente

Il Cliente collega solo conti di cui è titolare o su cui ha i poteri necessari, e informa le persone i cui dati compaiono nei movimenti (art. 16.3).

6. Fatture elettroniche e Sistema di Interscambio

6.1 Ricezione tramite un intermediario

Le fatture elettroniche passive arrivano al Servizio tramite l’intermediario Invoicetronic (CIR 2000 snc, Ravenna), con il codice destinatario 7HD37X0. All’Abilitazione Artifex registra il Cliente presso l’intermediario, comunicandogli ragione sociale, partita IVA e codice fiscale.

6.2 Registrazione del codice destinatario

Il codice va registrato presso l’Agenzia delle Entrate come indirizzo telematico del Cliente. Lo fa il Cliente, o un intermediario da lui delegato, non Artifex. Con la registrazione il Sistema di Interscambio recapita a quel codice tutte le fatture passive e le note di variazione del Cliente, qualunque codice abbia scritto il fornitore: se prima le riceveva un altro software, per esempio quello del commercialista, da quel momento non le riceverà più. Il Cliente lo concorda prima con il proprio commercialista.

6.3 Quando le fatture sono ricevute

Ai fini fiscali una fattura si considera ricevuta quando il Sistema di Interscambio la consegna al canale dell’intermediario. Artifex la rende disponibile nel Servizio appena la riceve dall’intermediario. I ritardi del Sistema di Interscambio non dipendono da Artifex; di quelli dell’intermediario, che è un suo fornitore, Artifex risponde nei limiti dell’art. 13. Il Cliente che ha aderito al servizio di consultazione dell’Agenzia delle Entrate trova le stesse fatture anche nel portale «Fatture e Corrispettivi».

6.4 Emissione non attiva

L’emissione delle fatture elettroniche verso il Sistema di Interscambio non è attiva. Le fatture create nel Servizio hanno valore di registrazione interna e il Cliente le trasmette con altri strumenti. Su richiesta dell’Utente il Servizio può verificarne la correttezza formale tramite l’intermediario, senza trasmetterle al Sistema di Interscambio. Artifex comunicherà quando l’emissione sarà disponibile.

6.5 Conservazione a norma non compresa

Il Servizio non è un sistema di conservazione e le copie dei documenti che contiene sono copie di lavoro. Il Cliente resta responsabile della conservazione a norma dei propri documenti fiscali, per i termini di legge: dieci anni per il codice civile e comunque fino alla definizione degli accertamenti fiscali. Può aderire al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, che però copre solo le fatture transitate dal Sistema di Interscambio e non, per esempio, registri, estratti conto e altri documenti.

6.6 Contenuto delle fatture e adempimenti

Il Cliente è responsabile della correttezza e completezza dei dati delle fatture e dei propri adempimenti fiscali. Artifex non verifica la correttezza fiscale dei documenti.

6.7 Alla fine del rapporto

Prima della cessazione del contratto il Cliente modifica o revoca presso l’Agenzia delle Entrate la registrazione del codice destinatario. Fino alla fine della sola lettura che segue la prova o la cessazione (artt. 4.2, 10.6 e 15.3), le fatture che arrivano su quel canale restano consultabili ed esportabili nel Servizio. Alla fine della sola lettura Artifex chiede all’intermediario di chiudere la registrazione del Cliente e di eliminarne i documenti: da quel momento le fatture che arrivassero su quel canale non sono più a disposizione del Cliente. Il Cliente, che deve conservare a norma le proprie fatture (art. 6.5), le esporta prima.

7. Intelligenza artificiale

7.1 Quali funzioni la usano

Alcune funzioni usano modelli di intelligenza artificiale forniti da OpenAI:

• la classificazione dei movimenti: le categorie con un’affidabilità stimata pari o superiore al 90% sono applicate automaticamente; quelle fra il 50% e il 90% sono proposte che l’Utente conferma o rifiuta; sotto il 50% non viene proposto nulla;
• la classificazione delle fatture passive: solo proposte, che l’Utente conferma o rifiuta;
• l’assistente in chat: risponde a domande sui Dati del Cliente e può proporre azioni (creare una bozza di fattura, una scadenza o una controparte, assegnare una categoria, segnare una scadenza come pagata) che esegue solo dopo la conferma dell’Utente.

Per contenerne i costi, queste funzioni hanno limiti di frequenza e di volume mensile. Le previsioni di cassa, le scadenze, le proposte di abbinamento fra pagamenti e fatture, le analisi delle controparti e i solleciti automatici sono calcoli con regole fisse, che non usano l’intelligenza artificiale.

7.2 Il controllo resta all’Utente

L’intelligenza artificiale può sbagliare. Tutte le categorie restano modificabili, e l’Utente verifica ciò che l’assistente risponde prima di usarlo. Il Servizio segnala a chi usa l’assistente che sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale. L’intelligenza artificiale non prende decisioni che producano effetti giuridici su una persona; i solleciti automatici partono solo se il Cliente li attiva (art. 9.5).

7.3 Quali dati riceve il fornitore

Per queste funzioni Artifex trasmette a OpenAI i dati necessari alla singola richiesta: per un movimento importo, data, verso, descrizione e controparte, con alcuni esempi di movimenti già classificati della stessa azienda; per una fattura fornitore e partita IVA, causale, importi e righe; per l’assistente il nome dell’azienda, la conversazione in corso e i dati che legge per rispondere, che possono comprendere IBAN e partite IVA. Secondo le sue condizioni, OpenAI non li usa per addestrare i propri modelli e li conserva al massimo 30 giorni per il controllo degli abusi. OpenAI è un sub-responsabile indicato nell’Accordo sul trattamento dei dati.

8. Nessuna consulenza

Contifex è un software gestionale. Classificazioni, scadenze, previsioni di cassa, proposte di abbinamento e risposte dell’assistente sono elaborazioni automatiche a scopo informativo e organizzativo. Non sono consulenza fiscale, contabile, legale o del lavoro, né consulenza in materia di investimenti, né mediazione creditizia. Artifex non tiene la contabilità del Cliente, non predispone né trasmette dichiarazioni e non sostituisce il professionista abilitato. Le decisioni restano del Cliente, che si avvale dei propri consulenti.

9. Utenti e uso del Servizio

9.1 Utenti e ruoli

Il titolare dell’account e gli amministratori possono invitare membri del team con ruoli diversi (amministratore, editor, sola lettura) e il commercialista del Cliente. Il Cliente risponde dell’operato degli Utenti come del proprio e si assicura che rispettino questi Termini.

9.2 Credenziali

Le credenziali sono personali. Il Cliente le custodisce con cura e avvisa subito Artifex se sospetta un accesso non autorizzato.

9.3 Il commercialista

Se il Cliente invita il proprio commercialista, questi accede in lettura a tutti i Dati del Cliente (conti e IBAN, movimenti, fatture, anagrafiche delle controparti, scadenze, cassa, documenti di trasporto, chiusure mensili, bilancio) e può inoltre classificare movimenti e fatture, gestire le categorie, verificare i dati, registrare gli adempimenti fiscali, lavorare al bilancio e inviare il fascicolo mensile. Se il Cliente indica l’email del commercialista, il Servizio gli invia anche un riepilogo settimanale delle classificazioni da rivedere. Il Cliente può revocare l’accesso in qualsiasi momento. Per la propria attività professionale il commercialista tratta i dati come titolare autonomo.

9.4 Uso consentito

Il Cliente e gli Utenti non possono:

• usare il Servizio per scopi illeciti o caricarvi contenuti illeciti;
• tentare di accedere ai dati di altri clienti o di eludere le misure di sicurezza;
• caricare software dannoso o sovraccaricare il Servizio;
• decompilare il software, salvo nei limiti inderogabili di legge.

9.5 Comunicazioni del Cliente ai propri debitori

Se il Cliente usa i solleciti di pagamento, le email partono per suo conto e il Cliente è responsabile del loro contenuto e dei destinatari. I solleciti automatici partono solo se il Cliente li attiva: il Servizio ne sceglie i tempi e il tono con regole fisse, in base alla puntualità con cui ciascun debitore ha pagato in passato, e l’ultimo sollecito annuncia gli interessi di mora e possibili azioni a tutela del credito. Il Cliente può disattivarli in ogni momento.

10. Abbonamento e pagamenti

10.1 Il Preventivo

Artifex propone al Cliente un Preventivo con il prezzo annuale, le funzioni comprese e alcuni parametri di utilizzo, come il numero di conti collegati e il numero annuo di fatture gestite nel Servizio. I parametri non bloccano l’uso del Servizio: servono a determinare le condizioni dell’anno successivo (art. 11.2).

10.2 Sottoscrizione

Il Cliente sottoscrive l’Abbonamento accettando il Preventivo nel Servizio e completando il pagamento della prima rata. L’Abbonamento decorre dalla data indicata nel Preventivo.

10.3 Prezzo e rate

Il prezzo è annuale e si paga in due rate semestrali anticipate, con carta o addebito diretto SEPA, tramite il fornitore di pagamenti Stripe. I prezzi si intendono al netto dell’IVA.

10.4 Fatture

Artifex emette fattura elettronica per ogni rata.

10.5 Ritardo nei pagamenti

In caso di ritardo si applicano gli interessi di mora e il risarcimento forfettario di 40 euro previsti dal D.Lgs. 231/2002 per le transazioni fra imprese, senza bisogno di messa in mora.

10.6 Mancato pagamento

Se una rata non è pagata alla scadenza, Artifex avvisa il Cliente e il Servizio continua a funzionare per 15 giorni. Se il pagamento non arriva:

1. dal 16° giorno Artifex revoca i collegamenti bancari (i movimenti già importati restano) e il Servizio passa in sola lettura: il Cliente può consultare ed esportare tutti i propri dati;
2. se il Cliente paga, Artifex riattiva il Servizio e il Cliente può ricollegare i conti;
3. se dopo 3 mesi di sola lettura il pagamento non è arrivato, Artifex può risolvere il contratto (art. 14.1); risolto il contratto, elimina l’azienda e i Dati del Cliente dopo un avviso inviato via email e alla PEC almeno 7 giorni prima.

Restano dovuti gli importi scaduti alla data della risoluzione.

11. Durata, rinnovo e recesso

11.1 Durata

Il Periodo di prova dura 30 giorni. L’Abbonamento dura un anno dalla data di decorrenza.

11.2 Rinnovo tacito

Alla scadenza l’Abbonamento si rinnova per un altro anno, e così ogni anno, salvo disdetta del Cliente inviata almeno 30 giorni prima della scadenza. Almeno 60 giorni prima della scadenza Artifex comunica al Cliente, via email e alla PEC, le condizioni dell’anno successivo (prezzo, funzioni comprese, parametri di utilizzo), anche in base all’uso fatto del Servizio; se il Cliente non disdice, si applicano quelle condizioni. Se Artifex non comunica nulla, restano le condizioni in corso.

11.3 Recesso del Cliente

Il Cliente può recedere in qualsiasi momento, con comunicazione alla PEC di Artifex o a support@contifex.com (art. 19). Il recesso ha effetto dalla data indicata dal Cliente, e comunque non oltre 2 mesi dalla comunicazione; da quel momento si applica l’art. 15. L’Abbonamento è un impegno annuale: le rate dell’Anno contrattuale in corso restano dovute e non si rimborsano, salvo che il Cliente receda perché non accetta una modifica (art. 18.3), perché si oppone a un nuovo sub-responsabile senza che si trovi una soluzione (art. 16.5), perché i collegamenti bancari restano impossibili (art. 5.5), o per un inadempimento di Artifex. In questi casi Artifex rimborsa la parte di canone già pagata per il periodo successivo al recesso. Durante il Periodo di prova il Cliente può chiedere in qualsiasi momento di chiudere l’azienda.

11.4 Recesso di Artifex

Artifex può recedere dal contratto con un preavviso di almeno 90 giorni, inviato via email e alla PEC del Cliente. In questo caso rimborsa la parte di canone già pagata per il periodo successivo alla cessazione.

11.5 Effetti della cessazione

In ogni caso di cessazione si applica l’art. 15.

12. Sospensione del Servizio

12.1 Sospensione del Servizio

Artifex può sospendere, in tutto o in parte, l’accesso al Servizio del Cliente o di singoli Utenti, con preavviso quando possibile e senza preavviso nei casi urgenti, se:

1. c’è un rischio concreto per la sicurezza del Servizio o dei dati;
2. un Utente viola l’art. 9.4;
3. lo impongono la legge o un’autorità;
4. il Cliente non paga, nei tempi e nei modi dell’art. 10.6.

La sospensione dura quanto la sua causa, e Artifex ne comunica il motivo.

13. Limitazioni di responsabilità

13.1 Principio

Artifex risponde verso il Cliente dei danni che siano conseguenza immediata e diretta di un proprio inadempimento o di quello dei fornitori di cui si avvale per erogare il Servizio, nei limiti di questo articolo.

13.2 Servizi usati dal Cliente con propri contratti

Artifex non risponde dei servizi che il Cliente usa in forza di un proprio rapporto: la sua banca, Yapily Connect per il servizio di informazione sui conti che presta al Cliente, il Sistema di Interscambio e gli altri servizi dell’Agenzia delle Entrate. Non risponde nemmeno dei dati errati, incompleti o in ritardo che provengono da essi o che il Cliente inserisce. Della trasmissione dei dati ad Artifex, in cui Yapily Connect opera come suo sub-responsabile, Artifex risponde secondo l’Accordo sul trattamento dei dati.

13.3 Danni esclusi

Artifex non risponde del mancato guadagno, della perdita di opportunità, di clientela o di reputazione, né delle conseguenze di adempimenti che restano a carico del Cliente (artt. 6.5, 6.6 e 8).

13.4 Limite massimo

Durante l’Abbonamento, e nei periodi di sola lettura e di eliminazione che lo seguono (artt. 10.6 e 15.3), la responsabilità complessiva di Artifex verso il Cliente, compresa quella per gli obblighi dell’Accordo sul trattamento dei dati, non supera, per tutti i fatti avvenuti in uno stesso Anno contrattuale, i corrispettivi pagati o dovuti dal Cliente per quell’anno. Per i fatti avvenuti dopo la cessazione vale il limite dell’ultimo Anno contrattuale.

13.5 Periodo di prova

Durante il Periodo di prova, gratuito, e nei 30 giorni di sola lettura che lo seguono (art. 4.2), Artifex risponde solo per dolo o colpa grave.

13.6 Forza maggiore

Artifex non risponde di ritardi o interruzioni dovuti a cause fuori dal ragionevole controllo suo e dei suoi fornitori: calamità naturali, eventi bellici, provvedimenti delle autorità, interruzioni generalizzate della rete elettrica o delle telecomunicazioni.

13.7 Limiti che non valgono

I limiti e le esclusioni di responsabilità di questi Termini e dell’Accordo sul trattamento dei dati non si applicano in caso di dolo o colpa grave di Artifex, di violazione di obblighi derivanti da norme di ordine pubblico (art. 1229 del codice civile), e in ogni caso in cui la legge non li consente.

13.8 Copie dei dati

Il Cliente conserva copia dei dati per lui rilevanti con le esportazioni (art. 15.1). Le copie di sicurezza di Artifex servono a ripristinare il Servizio e non sono un servizio di archiviazione per il Cliente.

14. Risoluzione del contratto

14.1 Clausola risolutiva espressa

Artifex può risolvere il contratto ai sensi dell’art. 1456 del codice civile, con una comunicazione via email e alla PEC del Cliente, se:

1. il Cliente non paga una rata entro i 3 mesi di sola lettura previsti dall’art. 10.6;
2. nell’onboarding sono stati forniti dati falsi sull’identità del Cliente o sui poteri di chi ha accettato;
3. il Servizio è usato per scopi illeciti.

14.2 Inadempimento di Artifex

Il Cliente può risolvere il contratto per inadempimento di Artifex secondo le norme di legge.

15. Esportazione dei dati, fine del rapporto e cancellazione

15.1 Esportazione in qualsiasi momento

Dal Servizio il Cliente può esportare in qualsiasi momento: movimenti (CSV e PDF), fatture (CSV e PDF, e i file XML e P7M originali), scadenze, dati di cassa, bilancio e fascicolo mensile. Su richiesta, Artifex fornisce entro 30 giorni un’esportazione completa dei Dati del Cliente in formati strutturati e di uso comune (CSV o JSON, più i file originali). Sono esportabili tutti i Dati del Cliente: conti e movimenti, fatture e file originali, controparti, categorie e regole di classificazione, scadenze, previsioni, documenti caricati, documenti di trasporto, chiusure e fascicoli. Non lo sono i dati che servono solo al funzionamento del Servizio, come i registri tecnici e di sicurezza. Se la richiesta arriva durante un periodo di sola lettura, Artifex non elimina i dati prima di averla consegnata.

15.2 Passaggio a un altro fornitore

Il Cliente può chiedere in qualsiasi momento di passare a un altro fornitore o di riprendersi i propri dati. La richiesta vale come recesso (art. 11.3). Artifex mantiene il Servizio per un periodo transitorio fino a 30 giorni e assiste il Cliente con le informazioni utili al passaggio; il contratto cessa quando il passaggio è completato, o alla fine del periodo transitorio, e Artifex lo comunica al Cliente. Poi si applica l’art. 15.3 (durante la prova, l’art. 4.2), che lascia al Cliente almeno 30 giorni per recuperare i dati. Artifex non addebita costi di passaggio. Si possono trasferire tutti i dati esportabili dell’art. 15.1.

15.3 Dopo la cessazione del contratto

Quando il contratto cessa per recesso, disdetta o risoluzione:

1. Artifex revoca i collegamenti bancari;
2. per 3 mesi il Servizio resta accessibile in sola lettura, per consultare ed esportare i dati, comprese le fatture che arrivano nel frattempo (art. 6.7);
3. poi Artifex chiude la registrazione presso l’intermediario delle fatture ed elimina l’azienda, gli account degli Utenti e i Dati del Cliente, dopo un avviso inviato via email e alla PEC almeno 7 giorni prima.

Dopo la prova senza abbonamento valgono invece i 30 giorni dell’art. 4.2. Dopo la risoluzione per mancato pagamento (art. 10.6) la sola lettura si è già svolta prima della risoluzione: Artifex elimina l’azienda e i Dati del Cliente dopo l’avviso di 7 giorni. Il Cliente può chiedere che l’eliminazione avvenga prima; su richiesta Artifex conferma che è avvenuta.

15.4 Cosa resta dopo l’eliminazione

• le copie di sicurezza giornaliere del database, che si sovrascrivono entro 7 giorni;
• i dati che Artifex conserva come titolare per obblighi o diritti propri: le fatture e i documenti del canone (10 anni), la prova dell’accettazione dei Termini e dell’approvazione delle clausole e la registrazione dell’eliminazione (10 anni dalla cessazione, per la difesa in giudizio);
• i dati che i fornitori conservano per obblighi propri o secondo i loro contratti, come Stripe per i pagamenti, OpenAI fino a 30 giorni o il fornitore di posta per le email già inviate.

16. Dati del Cliente e protezione dei dati personali

16.1 I dati restano del Cliente

I Dati del Cliente appartengono al Cliente. Artifex non acquista alcun diritto su di essi e li usa solo per erogare il Servizio.

16.2 Artifex responsabile del trattamento

Per i dati personali contenuti nei Dati del Cliente, Artifex è responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e li tratta secondo l’Accordo sul trattamento dei dati personali.

16.3 Il Cliente titolare del trattamento

Il Cliente è titolare di quei dati: ne garantisce la liceità, dà ad Artifex istruzioni lecite e informa le persone interessate, in particolare le controparti dei movimenti e delle fatture, i propri dipendenti e collaboratori e i destinatari dei solleciti.

16.4 Dati di cui Artifex è titolare

Per i dati degli account degli Utenti, del contratto, della fatturazione del canone, della sicurezza e del sito, Artifex è titolare e li tratta come descritto nell’Informativa privacy. Artifex usa misure aggregate delle prestazioni delle pagine per migliorare il Servizio; non usa i contenuti del Cliente per finalità proprie.

16.5 Opposizione ai nuovi sub-responsabili

Il Cliente può opporsi all’aggiunta o alla sostituzione di un sub-responsabile, per motivi legati alla protezione dei dati, entro 15 giorni dall’avviso previsto dall’Accordo sul trattamento dei dati (art. 5); dopo, l’opposizione non è più possibile. Se non si trova una soluzione, il Cliente può recedere senza costi (art. 11.3).

17. Proprietà intellettuale e riservatezza

17.1 Il software

Software, marchi e contenuti di Contifex appartengono ad Artifex o ai suoi licenzianti. Il Cliente riceve un diritto d’uso non esclusivo e non trasferibile, per la durata del contratto e dei periodi di sola lettura che lo seguono, per la propria attività e senza metterlo a disposizione di terzi diversi dagli Utenti che invita.

17.2 Riservatezza

Ciascuna parte tiene riservate le informazioni dell’altra che conosce per effetto del contratto e le usa solo per eseguirlo, salvo che siano già pubbliche o che la legge ne imponga la comunicazione.

17.3 Suggerimenti

Artifex può usare liberamente i suggerimenti del Cliente sul Servizio, senza obblighi verso di lui.

18. Modifiche dei Termini e del Servizio

18.1 Quando

Artifex può proporre modifiche di questi Termini, dell’Accordo sul trattamento dei dati e delle funzioni comprese nell’Abbonamento (art. 3.3) per giustificati motivi: cambi di legge o provvedimenti delle autorità, esigenze di sicurezza, cambi nei servizi di terzi (banche, Yapily Connect, Sistema di Interscambio, fornitori), nuove funzioni. Il prezzo cambia solo al rinnovo, come previsto dall’art. 11.2.

18.2 Come

Artifex comunica le modifiche via email al titolare dell’account e nel Servizio, con il nuovo testo, almeno 30 giorni prima della data da cui propone di applicarle. Le modifiche imposte dalla legge o da un’autorità si applicano dalla data prevista, e Artifex le comunica appena possibile.

18.3 Accettare o recedere

Salvo quelle imposte dalla legge o da un’autorità (art. 18.2), le modifiche si applicano solo se il Cliente le accetta nel Servizio; se riguardano le clausole dell’art. 22, con una nuova approvazione specifica. Chi non le accetta può recedere senza costi entro la data indicata nella comunicazione, con il rimborso previsto dall’art. 11.3. Se non le accetta e non recede, restano in vigore le condizioni precedenti, e Artifex può recedere con il preavviso dell’art. 11.4.

19. Comunicazioni

Artifex scrive al Cliente all’indirizzo email del titolare dell’account e nel Servizio; le comunicazioni formali (condizioni del rinnovo, recesso, risoluzione, avvisi di eliminazione) anche alla PEC del Cliente indicata nell’onboarding. Il Cliente comunica ad Artifex ogni cambio di questi due indirizzi: le comunicazioni inviate agli ultimi indirizzi comunicati si considerano ricevute.

Il Cliente scrive ad Artifex a support@contifex.com; per disdette e recessi alla PEC artifextechnologiessrls@pec.it o a support@contifex.com; per reclami e diffide alla PEC; per la protezione dei dati a privacy@contifex.com.

20. Legge applicabile e foro

20.1 Legge applicabile

Il contratto è regolato dalla legge italiana.

20.2 Foro esclusivo

Per ogni controversia relativa al contratto, compresa la sua validità, interpretazione, esecuzione e cessazione, sono competenti in via esclusiva il Tribunale di Santa Maria Capua Vetere e, per le cause di competenza del giudice di pace, il Giudice di pace di Caserta, salve le competenze che la legge dichiara inderogabili.

21. Disposizioni finali

• Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto di Artifex, salvo il trasferimento della sua azienda o del ramo d’azienda, in cui il contratto prosegue secondo l’art. 2558 del codice civile. In caso di cessione dell’azienda o del ramo d’azienda di Artifex, il contratto prosegue con l’acquirente secondo lo stesso articolo, e Artifex ne informa il Cliente.
• Se una clausola è invalida o inefficace, le altre restano valide.
• Se una parte non fa valere un proprio diritto, non vi rinuncia.

22. Approvazione specifica delle clausole

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 del codice civile, il Cliente approva specificamente le clausole seguenti, inserendo nel passo «Termini» dell’onboarding il codice che Artifex invia via email:

• art. 4.2 Fine della prova senza abbonamento: alla fine dei 30 giorni di prova senza abbonamento il Servizio passa in sola lettura e Artifex revoca i collegamenti bancari; dopo altri 30 giorni per esportare, Artifex elimina l’azienda e i dati, con un avviso di 7 giorni.
• art. 5.5 Revoca e sospensione dei collegamenti bancari da parte di Artifex: Artifex può revocare o sospendere in ogni momento, anche senza preavviso, in tutto o in parte, i collegamenti bancari: per sicurezza o sospetto di uso non autorizzato; se lo chiedono Yapily, la banca o un’autorità, o lo impongono la legge o il contratto fra Artifex e Yapily; per un guasto; a fine prova, per mancato pagamento o alla cessazione. Se per una richiesta di terzi o un guasto il collegamento resta impossibile oltre 30 giorni, il Cliente può recedere senza costi.
• art. 10.6 Mancato pagamento: 15 giorni dopo la scadenza di una rata non pagata Artifex revoca i collegamenti bancari e il Servizio passa in sola lettura; dopo altri 3 mesi Artifex può risolvere il contratto e poi eliminare l’azienda e i dati, con un avviso di 7 giorni; restano dovuti gli importi scaduti alla data della risoluzione.
• art. 11.2 Rinnovo tacito: l’abbonamento annuale si rinnova ogni anno alle condizioni comunicate da Artifex almeno 60 giorni prima, salvo disdetta del Cliente almeno 30 giorni prima della scadenza.
• art. 11.4 Recesso di Artifex: Artifex può recedere dal contratto con 90 giorni di preavviso, rimborsando la parte di canone già pagata per il periodo successivo.
• art. 12.1 Sospensione del Servizio: Artifex può sospendere, in tutto o in parte e senza preavviso nei casi urgenti, l’accesso del Cliente o di singoli Utenti per rischi di sicurezza, violazione delle regole d’uso dell’art. 9.4, obblighi di legge o ordini di un’autorità, o mancato pagamento nei modi dell’art. 10.6.
• art. 13.2-13.6 e 13.8 Limitazioni di responsabilità: Artifex non risponde dei servizi che il Cliente usa con propri contratti (banca, Yapily Connect per l’informazione sui conti, Sistema di Interscambio) né dei dati errati che ne provengono, del mancato guadagno, della perdita di opportunità, di clientela o di reputazione, e della forza maggiore; per ogni Anno contrattuale risponde al massimo per i corrispettivi di quell’anno, anche per gli obblighi dell’Accordo sul trattamento dei dati e nei periodi di sola lettura; durante la prova e i 30 giorni che la seguono risponde solo per dolo o colpa grave. Il Cliente conserva copia dei propri dati con le esportazioni: le copie di sicurezza di Artifex non sono un archivio per il Cliente.
• art. 14.1 Clausola risolutiva espressa: Artifex può risolvere il contratto con una comunicazione se il mancato pagamento dura oltre i 3 mesi di sola lettura, se all’ingresso sono stati forniti dati falsi o se il Servizio è usato per scopi illeciti.
• art. 15.3 Dopo la cessazione del contratto: alla cessazione Artifex revoca i collegamenti bancari e il Servizio resta in sola lettura per 3 mesi per consultare ed esportare i dati; poi Artifex chiude la ricezione delle fatture ed elimina l’azienda e i Dati del Cliente, con un avviso di 7 giorni. Dopo la risoluzione per mancato pagamento la sola lettura si è già svolta: l’eliminazione segue l’avviso.
• art. 16.5 Opposizione ai nuovi sub-responsabili: il Cliente può opporsi a un nuovo sub-responsabile entro 15 giorni dall’avviso; dopo, l’opposizione non è più possibile. Se non si trova una soluzione, può recedere senza costi.
• art. 3.3 e 18 Modifiche dei Termini e del Servizio: Artifex può proporre, per giustificati motivi e con almeno 30 giorni di preavviso, modifiche dei Termini, dell’Accordo e delle funzioni comprese; salvo quelle imposte dalla legge, si applicano solo se il Cliente le accetta; chi non le accetta può recedere senza costi, altrimenti restano le condizioni precedenti e Artifex può recedere con 90 giorni di preavviso. Le funzioni comprese possono cambiare anche con le condizioni del rinnovo (art. 11.2).
• art. 20.2 Foro esclusivo: per ogni controversia sul contratto sono competenti in via esclusiva il Tribunale di Santa Maria Capua Vetere e, per le cause di competenza del giudice di pace, il Giudice di pace di Caserta.