Guida di Contifex · Capitolo 12 di 18
Categorie e regole
12.1 — L'albero delle categorie
Le categorie sono un albero (categoria principale, sotto-categorie, anche su più livelli) e si usano su movimenti, fatture, scadenze, cashflow, costi e budget. Con l'azienda nasce un piano di categorie di partenza, che puoi cambiare tutto.
- 1Categorie → «+ Nuova categoria» — nome, categoria padre (vuota per una principale), direzione (Entrate, Uscite o Entrambe) e colore
- 2Aggiungi una sotto-categoria — dal «+» sulla riga della categoria; si crea anche al volo dal selettore delle categorie
- 3Dai la natura a una categoria di costo — Produzione, Struttura, Investimento o «Non è un costo», e il comportamento, fisso o variabile: Contifex li deduce dal nome, tu li confermi o li cambi. Servono alla Mappa dei costi e al pareggio (capitolo 11)
- 4Sposta una categoria — da «Modifica» cambi la categoria padre: le sotto-categorie si spostano con lei, e movimenti, fatture e regole restano dove sono
- 5Elimina una categoria — Contifex dice che cosa la usa (movimenti, regole, previsioni, anagrafiche, voce di bilancio) e chiede se spostare tutto in un'altra categoria o lasciarlo senza categoria
12.2 — Regole di categorizzazione
Una regola dice: se un movimento contiene questa parola chiave, e rispetta queste condizioni, prende questa categoria. Le regole valgono per i movimenti nuovi, prima dell'AI, e se vuoi per quelli già presenti.
AGRIFORNITURE BREMBANA→Fornitori → MacchinariUscite · 12 movimentiSEMENTI PADANA→Fornitori → SementiUscite · 8 movimentiENERGIA VERDE→Utenze → Energia elettricaUscite · 6 movimentiMERCATO ORTOFRUTTICOLO→Vendite → MercatiEntrate · 14 movimentiIPER MONTEBELLO→Vendite → GDOEntrate · 9 movimenti- 1Categorie → «Nuova regola» — mentre scrivi, la finestra mostra quanti movimenti già presenti la regola troverebbe, con qualche esempio
- 2Scrivi la parola chiave o il nome — es. «AGRIFORNITURE BREMBANA»: maiuscole, accenti, punteggiatura e spazi in più non contano, contano le parole intere. Si cerca in tutto il testo, o solo nella controparte o nella causale
- 3Aggiungi le condizioni che servono — altre parole che la controparte o la causale devono contenere o non contenere, con alternative («busta paga» oppure «stipendio»); un conto; un importo da/a. Il movimento deve rispettarle tutte
- 4Scegli categoria, direzione e azioni — la regola può anche «Segna come verificato» o «Nasconde dalle analisi» i movimenti che trova
- 5Applica ai movimenti già presenti — già spuntato al salvataggio, o con «Applica» nella lista: non cambia mai una categoria scelta da te o dalla fattura, e quella dell'AI solo se la regola vale «Anche sull'AI»
12.3 — Regole consigliate e regole proposte
Contifex ti propone le regole da creare: quelle per le spese che quasi ogni azienda ha, e quelle per le controparti che tornano più spesso fra i movimenti senza categoria. Niente cambia finché non premi tu.
- 1«Regole consigliate» — regole pronte per entrate e uscite comuni: controlli la categoria e i movimenti che ognuna troverebbe, e premi «Aggiungi»; con «Applica subito» valgono anche per i movimenti già presenti
- 2«Regole proposte» — le controparti che tornano almeno tre volte fra i movimenti senza categoria, con la categoria che hai scelto a mano o che propone l'AI
- 3«Crea regola» o «Non proporre più» — la regola nasce dopo averne visto l'anteprima; una proposta tolta non torna
Per gli F24 non c'è una regola consigliata, perché pagano insieme imposte, ritenute e contributi.
12.4 — L'AI e la Revisione
Ai movimenti e alle fatture che nessuna regola ha categorizzato, l'AI propone una categoria. Quando è molto sicura la applica, quando lo è meno la mette in Revisione da confermare.
- 1L'AI propone — dalla controparte, dalla causale, dalle fatture e da come hai categorizzato in passato lo stesso fornitore
- 2Sicura almeno al 90% — la categoria è applicata, con il segno che l'ha scelta l'AI; tra il 50% e il 90% la proposta va in Revisione
- 3Apri Revisione — filtri per movimenti o fatture e per confidenza; «Conferma selezionate» o «Rifiuta», oppure clicca la categoria per correggerla
- 4Guarda «Decise (storico)» — le proposte già decise e l'accuratezza dell'AI sulla tua azienda
In Impostazioni, “Quanti movimenti sono da categorizzare?” li conta e “Categorizza i movimenti già importati” li manda all'AI tutti insieme, per esempio dopo il primo collegamento della banca. Le categorie scelte da te o dalle regole non le tocca mai.
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