Guida di Contifex · Capitolo 5 di 18
Riconciliazione
5.1 — Riconciliare un movimento con una fattura
Riconciliare vuol dire dire a Contifex quale fattura, nota di credito o scadenza paga un movimento. La fattura si chiude quando è pagata per intero, il movimento prende la sua categoria e il Cashflow sa che cosa è già entrato e uscito.
Consigliati, dal più adatto:
- 1Apri il dettaglio del movimento — per esempio l'accredito di 4.800,00 € da Mercato Ortofrutticolo Milano
- 2Premi «Riconcilia» — si apre «Riconcilia movimento»: in alto fino a tre «Consigliati», dal più adatto; sotto «Cerca un documento» e l'elenco delle fatture non riconciliate, dalla più recente
- 3Scegli i documenti — «Seleziona» su un consigliato (il primo è «Più adatto»), oppure spunta le fatture dell'elenco o cercale per numero, nome o importo: puoi sceglierne più di una, anche note di credito e scadenze
- 4Controlla la «Quadratura» — dice se il totale dei documenti torna con il movimento: «Quadra», «Restano da incassare…» o «Avanzano…»
- 5Premi «Riconcilia con N documenti» — movimento e documenti restano collegati; se resta qualcosa da incassare o pagare, il resto diventa una scadenza nuova con la stessa data
5.2 — Le proposte di abbinamento
Ogni giorno, e dopo ogni sincronizzazione, Contifex cerca da solo le coppie movimento-fattura e movimento-scadenza e te le propone nel riquadro «Auto-match fatture e scadenze ↔ bonifici» di Movimenti. Nessuna riconciliazione viene applicata senza la tua conferma.
- 1Apri il riquadro in Movimenti — ogni proposta mostra il movimento, la fattura o la scadenza, il residuo e la confidenza in percentuale, con i motivi: importo esatto o entro l'1-2%, data vicina, IBAN o nome che coincidono, numero della fattura nella causale
- 2Guarda la fattura prima di confermare — «Anteprima fattura» la apre senza lasciare la pagina
- 3Conferma o scarta — una alla volta, oppure «Seleziona ≥ 90%» e «Conferma» per tutte le più sicure; «Scarta» la toglie
- 4Dai la categoria — accanto al movimento puoi scegliere la categoria, e Contifex propone «Crea la regola» per i prossimi
- 5«Ricalcola» — rifà la ricerca adesso, per esempio dopo un import
Non ancora attivo. La riconciliazione dei casi sicuri senza conferma è costruita ma spenta per tutte le aziende: oggi Contifex segna soltanto con “Contifex l'avrebbe abbinata da sola” le proposte che riconcilierebbe da sé, per misurare quanto ci azzecca. Quando sarà attiva, i movimenti che avrà riconciliato compariranno in “Abbinati da Contifex”, da guardare con “Va bene” o “Annulla”.
5.3 — Più movimenti, più fatture, pagamenti parziali
Un bonifico può pagare più fatture, e una fattura può essere pagata con più bonifici, anche in parte.
- 1Un movimento, più fatture — in «Riconcilia movimento» spunta tutte le fatture che il bonifico paga: la quadratura somma i documenti
- 2Più movimenti, una o più fatture — in Movimenti seleziona i movimenti con le caselle e premi «Riconcilia»: scegli la fattura, o le fatture, che questi movimenti pagano
- 3Guarda la «Ripartizione» — Contifex divide gli importi dai movimenti più vecchi alle fatture più vecchie, e dice per ognuna se è pagata per intero o quanto resta aperto
- 4Premi «Riconcilia N movimenti con…» — una fattura pagata in parte resta aperta per il resto
Nella stessa selezione vanno solo pagamenti o solo incassi, nella stessa valuta; giroconti e storni non pagano fatture e vanno tolti dalla selezione.
5.4 — Note di credito e compensazioni
Una nota di credito riduce quanto c'è da incassare o da pagare su una fattura; una compensazione chiude fatture emesse e ricevute dello stesso soggetto l'una contro l'altra.
- 1Nota di credito nella riconciliazione — selezionala insieme alla fattura: si sottrae dalla prima fattura selezionata dello stesso soggetto a cui resta qualcosa. Per abbinarla a un'altra, seleziona prima quella
- 2Compensazione proposta — quando un movimento è la differenza fra le fatture che vi siete emessi a vicenda, il riquadro «Compensazione proposta» la suggerisce: «Compensa» seleziona le fatture dello stesso soggetto, che si chiudono insieme senza cassa
- 3Compensazione senza movimento — dal dettaglio di una fattura, «Compensa» la chiude contro una fattura dell'altro lato dello stesso soggetto, senza passare dalla banca
- 4Annullare — «Annulla la compensazione» dal movimento o dalla fattura: le fatture tornano aperte per quanto manca
In Fatture le note di credito ancora da usare hanno l'etichetta “Da rimborsare” o compaiono in meno nei riquadri “Da incassare” e “Da pagare”; quelle già usate in una compensazione hanno “Compensata”. Una nota si collega alla sua fattura anche dallo Scadenzario (sezione 9.2).
5.5 — Fatture estere e documenti senza fattura elettronica
Le fatture dei fornitori esteri (Google, Meta, Amazon, gli abbonamenti) e gli scontrini non passano dallo SdI. Le alleghi in PDF dal movimento che le paga: il documento nasce fra le ricevute e il movimento si riconcilia con lui.
- 1In «Riconcilia movimento» premi «Non trovi la fattura? Allega il PDF» — scegli che documento allegare
- 2Fornitore estero — scegli il PDF scaricato dal link della ricevuta: l'AI legge fornitore, numero, data e importi, tu controlli i campi segnati in arancio. Se nel PDF ci sono più fatture, le registri una dopo l'altra, e con l'ultima il movimento si riconcilia con tutte
- 3Documento italiano senza fattura elettronica — uno scontrino, una ricevuta o una prestazione occasionale: per la prestazione Contifex propone la ritenuta del 20% e la marca da bollo, e mette la ritenuta nella stima dell'F24 (codice 1040)
- 4Premi «Registra e riconcilia» — il documento entra fra le ricevute col PDF allegato, e il movimento è riconciliato
- 5Rimborso di un fornitore estero — su un incasso c'è «Rimborso di un fornitore estero? Allega la nota di credito in PDF»: la nota nasce fra le ricevute e il movimento si riconcilia col rimborso
“Leggi il PDF” manda il documento all'AI e conta una domanda del mese (sezione 14.3); con “Compila a mano” scrivi tu i dati. Senza fattura l'IVA di uno scontrino non si detrae: il documento conta fra gli acquisti per il totale. Per gli acquisti dall'estero può servire anche un'autofattura (sezione 6.10). PDF fino a 4 MB.
Non ancora attivo. “La fattura non è arrivata?”, per regolarizzare un acquisto italiano di cui il fornitore non ha mai mandato la fattura (autofattura TD20 o TD29), è costruita ma spenta finché il commercialista non ne conferma le regole.
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