Come iniziare

1.1 — Richiesta della demo e attivazione

Contifex non ha una registrazione libera: chiedi la demo dalla pagina della richiesta (/richiedi-demo), ti contattiamo noi, e dopo averne parlato insieme prepariamo l'accesso della tua azienda. Tu scegli la password e completi i dati, noi li verifichiamo e abilitiamo l'azienda: da quel giorno parte la prova gratuita.

Caso d'uso tipico

Il titolare di Orto Esempio Società Agricola a r.l. lascia la partita IVA e la sua email nella pagina della demo. Contifex lo chiama, gli mostra il programma e gli manda l'invito: il titolare sceglie la password, compila i dati dell'azienda e li invia. Appena Contifex li ha verificati l'azienda è abilitata, e il titolare entra nella Dashboard.

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Chiedi la demo — nella pagina della richiesta (/richiedi-demo) scrivi la partita IVA dell'azienda, nome e cognome ed email, poi premi «Chiedi la demo». A valutare la richiesta è una persona, non un sistema automatico
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Ti contattiamo noi — per fissare la demo; l'accesso lo attiviamo dopo averne parlato insieme
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Apri l'invito — nell'email «Benvenuto in Contifex» premi «Accetta l'invito», poi «Inizia» nella pagina che si apre. Il link vale 24 ore e si usa una volta sola: se è scaduto, chiedi a Contifex di mandartene uno nuovo
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Scegli la password — è quella con cui rientrerai, insieme alla tua email
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Completa i dati dell'azienda — partita IVA, codice fiscale, ragione sociale, sede, PEC e il referente da contattare: con la partita IVA Contifex propone i dati dal Registro delle imprese
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Accetta Termini e Accordo — le due caselle, più il codice che ti mandiamo via email per approvare le clausole
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Invia i dati: li verifichiamo noi — se manca qualcosa te li rimandiamo con una nota, e li correggi dallo stesso percorso
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Azienda abilitata — entri nella Dashboard e parte la prova gratuita di 30 giorni
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Collega l'app di autenticazione — entro 14 giorni dall'invito, poi Contifex mostra solo la pagina per collegarla. A ogni accesso, oltre alla password, serve il codice di sei cifre dell'app sul telefono (sezione 16.6)

Appena l'azienda è abilitata, la Dashboard mostra la lista “Configura Contifex” con i primi passi, spiegati uno per uno qui sotto, dalla sezione 1.3 alla 1.9. Il “?” accanto a ogni passo apre la sua sezione.

1.2 — Tour, Aiuto e Assistenza

Il tour «Scopri Contifex» ti mostra le pagine principali; «Aiuto», in fondo al menu, apre questa guida dove ti serve; l'assistente dell'assistenza risponde su come si usa Contifex.

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Apri il tour — premi «Scopri Contifex» in fondo alla lista «Configura Contifex» della Dashboard: il tour non parte da solo
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Segui i riquadri — ogni passo evidenzia una voce del menu e spiega a cosa serve; puoi andare avanti, tornare indietro o chiudere
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Esplora il menu a sinistra — ci sono le pagine che il tuo ruolo può vedere: Dashboard, Conti, Movimenti, Categorie, Cashflow, Costi, Scadenze, Fatture, Clienti e fornitori, Revisione, Preventivi, DDT, Chiusura mensile, Bilancio e, per titolare, amministratori e commercialista, Commercialista
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Usa Cmd+K (Ctrl+K su Windows) — apre la ricerca per andare a una pagina con la tastiera
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Chiedi all'assistenza — il pulsante «Assistenza», in basso a destra sopra quello dell'Assistente AI, apre l'assistente che risponde a partire da questa guida

In fondo al menu, “Aiuto” apre questa guida in una nuova scheda, alla sezione della pagina in cui sei: il lavoro aperto resta dov'è. L'assistente dell'assistenza è basato su intelligenza artificiale e conosce solo questa guida, non i tuoi dati. Accanto c'è sempre “Scrivi a Giuseppe”: una persona di Contifex legge la conversazione e ti risponde per email, di norma entro un giorno lavorativo. Te lo propone anche l'assistente quando non sa rispondere o quando c'è qualcosa che non funziona. Per le domande sui tuoi numeri c'è invece l'Assistente AI dei dati (sezione 14.1).

Il tour si apre solo dalla lista “Configura Contifex”, che sparisce quando hai fatto tutti i passi o la chiudi con la ×.

1.3 — Primo passo: collega il conto bancario

Con il conto collegato i movimenti arrivano da soli, e su di loro lavorano riconciliazione, cashflow e analisi.

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Apri Conti — dal menu a sinistra, o dalla voce «Collega un conto bancario» della lista
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Premi «Collega banca» — in alto a destra; lo vede chi può modificare i dati dell'azienda
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Scegli la banca e autorizza l'accesso — ti autentichi presso la tua banca, come per l'home banking: Contifex non vede mai le tue credenziali
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Torna su Contifex — il conto compare in Conti e arrivano i movimenti degli ultimi 90 giorni; da lì in poi si aggiornano ogni notte. Per i mesi più vecchi c'è «Più storico» (sezione 3.3)

Se la tua banca non c'è, aggiungi un conto manuale (sezione 3.2) e importa i movimenti da un file (sezione 4.3).

1.4 — Attiva la ricezione delle fatture

Le fatture dei fornitori arrivano in Contifex dal Sistema di Interscambio quando registri all'Agenzia delle Entrate il codice destinatario di Contifex, 7HD37X0. È l'unico passaggio che fai tu, con il tuo SPID o la CIE.

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Apri Impostazioni — nel riquadro «Fatturazione Elettronica (SDI)» trovi il codice 7HD37X0 con il pulsante «Copia»
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Avvisa chi riceve oggi le tue fatture — da quando registri il codice, le fatture dei fornitori arrivano qui e non più al servizio che usi ora (per esempio Aruba o Fatture in Cloud), anche quando il fornitore scrive un codice diverso
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Registra il codice all'Agenzia — sul portale Fatture e Corrispettivi, nella sezione «Registrazione dell'indirizzo telematico»
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Torna in Impostazioni e premi «L'ho registrato all'Agenzia» — il passo della lista è fatto, e Contifex aspetta la prima fattura di un fornitore

Contifex non può controllare la registrazione all'Agenzia: la prova è la prima fattura che arriva, e da quel momento Impostazioni dice che la ricezione è confermata. Se dopo 14 giorni non è arrivato niente, Impostazioni te lo segnala. Il pulsante compare quando Contifex ha finito di attivare la tua azienda presso il Sistema di Interscambio, e lo vede chi può modificare i dati dell'azienda. Le fatture dei mesi prima le porti dentro con “Importa fatture” (sezione 6.9).

1.5 — La prima fattura

La fattura la compili in Contifex e Contifex la manda allo SdI; la scadenza dell'incasso entra da sola nello Scadenzario.

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Controlla «Pronto a fatturare» in Impostazioni — dice quali dati dell'azienda mancano per l'invio
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Fatture → Nuova fattura — scegli il cliente dalla rubrica, o crealo con partita IVA e ragione sociale
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Aggiungi le righe — descrizione, quantità, prezzo e aliquota IVA: i totali si calcolano da soli
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Controlla scadenza e pagamento — per esempio bonifico a 30 giorni
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Premi «Salva e invia» — Contifex controlla la fattura, le dà il numero e la manda allo SdI; l'esito lo vedi sulla fattura

Il passo della lista conta solo le fatture che emetti: quelle dei fornitori non lo spuntano. Tutti i dettagli nella sezione 6.1.

1.6 — Riconcilia un movimento

Abbinare un movimento del conto alla sua fattura o alla sua scadenza la segna pagata, e il cashflow sa cosa è già entrato e uscito.

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Apri Movimenti e clicca un movimento — il suo dettaglio si apre a destra
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Premi «Riconcilia» — per un incasso Contifex mostra le fatture emesse ancora da riconciliare, per un pagamento quelle ricevute, insieme alle scadenze aperte; in alto fino a tre «Consigliati»
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Scegli uno o più documenti — il riquadro della quadratura dice se il totale torna con l'importo del movimento
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Premi «Riconcilia con…» — movimento e documenti restano collegati, e il passo della lista è fatto

Una riconciliazione sbagliata si annulla dal dettaglio del movimento, nel riquadro “Riconciliato con”. Tutti i casi, dalle note di credito ai fornitori esteri, sono nel capitolo Riconciliazione, dalla sezione 5.1.

1.7 — Aggiungi una scadenza

Lo Scadenzario tiene i pagamenti da fare e gli incassi attesi. Quelle delle fatture le crea Contifex; le altre, come affitti, rate o contributi, le aggiungi tu.

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Scadenze → Nuova scadenza — in alto a destra
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Compila descrizione, direzione, importo e data — per esempio Affitto magazzino, uscita, 1.200 €, il 5 del mese
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Se si ripete o va a rate, dillo nel modulo — in alto scegli Singola, Ricorrente o A rate
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Salva — la scadenza compare nello Scadenzario e nella previsione di cassa

Quando paghi, riconcilia il movimento con la scadenza: si segna pagata da sola (sezione 1.6). Gli F24 te li può pubblicare il commercialista (sezione 9.8). Tutti i dettagli nella sezione 9.1.

1.8 — Crea una regola di categorizzazione

Una regola dà la categoria giusta ai movimenti di un fornitore o di un cliente che tornano spesso, senza che tu debba sceglierla ogni volta.

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Categorie → Nuova regola — le regole stanno accanto all'albero delle categorie; se non ne hai ancora, il pulsante è «Crea prima regola»
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Scrivi la parola da cercare — per esempio il nome di un fornitore che paghi ogni mese: mentre scrivi, la finestra mostra quanti movimenti già presenti la regola troverebbe
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Scegli la categoria e la direzione — Entrate, Uscite o Entrambe; di partenza è Entrambe
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Salva — con la casella in fondo, spuntata di partenza, la regola categorizza subito anche i movimenti già presenti che non hanno una categoria

Più veloce: dopo che hai categorizzato un movimento a mano, Contifex propone “Crea regola da questo movimento”. Le condizioni in più, le priorità e le regole pronte sono nelle sezioni 12.2 e 12.3.

1.9 — Imposta una previsione cashflow

Le entrate e le uscite che si ripetono, come stipendi, affitti o leasing, fanno vedere al Cashflow i mesi che verranno.

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Cashflow → Nuova ricorrenza — nel riquadro Ricorrenze, sotto il grafico
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Compila descrizione, importo e direzione — per esempio stipendi, 4.800 €, uscita
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Scegli frequenza e prima scadenza — la data di fine serve solo se la ricorrenza finisce
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Salva — le scadenze dei prossimi 12 mesi entrano nello Scadenzario e il grafico le conta subito

Parti da stipendi, affitto e rate: sono le uscite più grandi e più sicure. Tutti i dettagli nella sezione 10.4.

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